8 techniques pour améliorer sa gestion du temps et des priorités

Que vous soyez entrepreneur, salarié ou étudiant, améliorer sa gestion du temps et des priorités est primordial. Cela permet d’être efficace sur le long terme sans s’épuiser.

Je décris ici 8 techniques simples mais très efficaces pour optimiser votre temps et votre productivité au quotidien. Vous aurez enfin le temps de vous accorder cette sortie dont vous rêvez tant. 

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• 1. Améliorer sa gestion du temps grâce à la planification
• 2. Urgent VS Important
• 3. La méthode 3×5 de gestion du temps
• 4. Fixer des limites
• 5. Connaître ses pics d’efficacité
• 6. Arrêter de culpabiliser sur sa gestion du temps
• 7. La méthode Pomodoro
• 8. Enlever les distractions

1. Améliorer sa gestion du temps grâce à la planification

Le meilleur moyen de réussir un projet, c’est d’avoir une vision claire sur son objectif et de prendre ses dispositions en fonction. Pour gérer son planning, c’est exactement la même chose. 

Commencez par avoir une vision très claire de ce que vous avez à accomplir. Puis faites une liste de tâches en notant chaque tâche et sous-tâche avec les dates auxquelles elles doivent être terminées. Cela permet d’organiser sa journée correctement mais surtout organiser ses semaines de travail.

Pour cela, j’utilise Trello que je trouve très ergonomique ! (Vous pouvez mettre le fond d’écran de votre choix. Du style… Une photo de plage pour quand vous aurez terminé toutes vos tâches !).

Notez ce que vous avez à faire. Mais n’allez pas plus loin que ce que vous devez et pouvez accomplir cette semaine.

Donc cela nous amène rapidement à la technique suivante

2. Urgent VS Important

Après avoir détaillé vos tâches avec les deadlines (dates auxquelles elles doivent être accomplies), vous devriez avoir une vision un peu plus claire sur la nature de vos objectifs à accomplir dans la semaine. 

Il est maintenant temps de les prioriser et organiser son temps efficacement. Pour mieux les comprendre, vous pouvez les ranger en 4 catégories : 

• Urgent
• Pas urgent
• Important
• Pas important

Être plus organisé permet de ne pas faire une gigantesque crise d’anxiété liée au trop grand nombre de choses à faire (ou au litre de café ingurgité depuis le petit-déjeuner, mais ça c’est un autre sujet).

Vous avez donc tout intérêt à savoir comment répartir vos tâches pour organiser sa journée. Cette méthode permet aussi de mieux gére les imprévus et de travailler avec efficacité.

Ce qui est urgent peut être soit important, soit pas important. Les tâches urgentes ET importantes doivent être accomplies en premier. Ensuite, les missions importantes mais pas urgentes peuvent passer après et être planifiées. Les tâches pas importantes mais urgentes peuvent être données à déléguer. Enfin, les tâches ni importantes ni urgentes peuvent être reportées à la semaine d’après (ou celle encore d’après… Et ainsi de suite). 

Une fois cette méthode appliquée, vous pouvez être plus efficace avec la technique suivante.

3. La méthode 3×5 de gestion du temps

Bien que nous ayons toujours l’impression de devoir faire une montagne de choses, nous ne sommes pas des machines. Et il est important d’avoir conscience de nos réelles capacités au moment de planifier son emploi du temps. 

Ainsi, le meilleur moyen pour accomplir le plus de choses tout en étant réellement efficace est la méthode 3×5. C’est une méthode pour gérer son temps que j’ai développée récemment. Et gérant énormément de projets différents, elle m’a permise de toujours atteindre mes objectifs.

La méthode est simple et permet d’organiser son temps autour de certaines tâches pour gagner en efficacité : 

• Pas plus de 3 tâches majeures par jour
• Pas plus de 5 tâches mineures par jour

Qu’est-ce que ça veut dire? Les tâches majeures sont toutes les tâches générales englobant des sous-tâches pour pouvoir être accomplies. Puis les tâches mineures sont les sous-tâches qui permettent de compléter entièrement les tâches majeures. 

Si vous gérez de multiples projets en même temps, les 3 tâches majeures pourront être 3 projets différents.
Vous êtes consultant indépendant ? Elles pourront être 3 clients différents.
Et si vous êtes étudiant, les 3 majeures pourront être 3 matières différentes.
En respectant la méthode 3×5, vous êtes sûrs d’accomplir au mieux votre mission du jour.  

4. Fixer des limites

Vous voyez le film « Yes Man » ? C’est tout l’inverse qu’il faut faire. Apprenez à dire non et à vous fixer des limites. (Par exemple, ne pas écrire cet article à 2h du matin un vendredi soir… *aheum*).

Quelques exemples de limites utiles à vous fixer : 

• « J’arrête de travailler à 18h »
• « J’ai 30 minutes pour accomplir cette tâche, si elle n’est pas terminée ou pas parfaite, je passe quand même à celle d’après »
• « Je n’accepte pas plus de 2 sorties par semaine » (avec celui-là vous saurez vite qui sont vos amis préférés…!) 
• « Je fixe la durée de mes appels téléphoniques en avance, celle de mes réunions aussi »
• « Je coupe toute forme d’interruptions et de notifications pendant les 2 prochaines heures »

L’avantage de cette technique, c’est que vous aurez beaucoup plus de temps pour prendre soin de vous, et ça c’est important ET urgent ;).

5. Connaître ses pics d’efficacité

Nous ne fonctionnons pas tous pareil. Et nous ne fonctionnons pas toujours de la même manière lorsqu’il s’agit de gestion du temps. En effet, selon les périodes, notre capacité à être plus efficace et être plus productif va être altérée par des facteurs extérieurs comme :

• Le stress
• Le manque de sommeil
• Les saisons
• La météo
• Et même le cycle menstruel pour les personnes qui ont leurs règles (je vous recommande le livre Lune rouge de Miranda Gray sur le sujet)

En somme, si vous n’êtes pas toujours au top de votre forme… Et bien c’est tout à fait normal. C’est pourquoi pour travailler plus efficacement, il est important de savoir reconnaître les facteurs qui vont accroître votre productivité, ou au contraire ceux qui la ralentissent. 

Donc je reviens à la répartition des tâches urgentes, importantes, pas urgentes et pas importantes dans sa journée de travail. Maintenant, vous savez que vous pouvez aussi les répartir en fonction de vos propres pics d’efficacité du travail. 

Cependant, n’oubliez pas de vous fixer des limites, écrire occasionnellement un article à 2h du matin un vendredi soir ne signifie pas prendre pour habitude d’écouter sans limite ses pics de productivité.

6. Arrêter de culpabiliser sur sa gestion du temps

Vous appliquez toutes les techniques citées plus haut mais vous avez quand même de gigantesques moments de procrastination tel un ours en hibernation? J’ai une bonne nouvelle pour votre gestion du temps.

Ne rien faire et perdre du temps, c’est GENIAL. Oui oui, et ce n’est pas moi qui le dit mais Manoush Zomorodi dans son Ted Talk « comment l’ennui peut vous mener à vos idées les plus brillantes »

Elle explique à quel point ces moments de « vide » sont en réalité loin d’être inutiles, et Ô combien importants pour notre productivité et créativité. 

Je vous ferais bien un résumé détaillé de ces 16 minutes et 05 secondes, mais elle en parle si bien que ce serait dommage que vous loupiez ça. Pour une fois qu’on parle bien de la procrastination !

En bref, pour mieux gérer votre temps, travaillez détendu ! Et pour cela, il faut parfois prendre le temps de ne rien faire. L’essentiel est de le faire en pleine conscience.

7. La méthode Pomodoro

Comment écrire un article pour améliorer sa gestion du temps et des priorités sans parler de la technique Pomodoro ? 

Il s’agit d’une méthode facile demandant simplement un minuteur pour diviser le travail à intervalles régulières en chronométrant à la fois le temps de travail, et le temps de pause. 

Cette méthode requiert une concentration à 100% sur une unique tâche avant de passer à la suivante. C’est une astuce que vous devez appliquer peu importe le type de travail que vous réalisez, tout est basé sur le monotâche pour gagner du temps. Par exemple, consulter vos mails peut être inclus dans un cycle Pomodoro.

La méthode Pomodoro s’organise en cycles de 4 phases : 25 minutes de travail et 5 minutes de pause 4 fois de suite, puis une plus longue pause de 15-30 minutes avant de reprendre le cycle Pomodoro depuis le début. 

8. Enlever les distractions

Oui, je parle de votre téléphone. Le mode « ne pas déranger » est votre meilleur ami ! En bref, si vous voulez savoir comment gérer son temps de travail, vous devez faire quelques sacrifices…

Le mieux à faire pour améliorer sa gestion du temps est d’activer la fonction ne pas déranger, mettre votre téléphone sur silencieux, poser le téléphone face contre sol dans une pièce à 1 kilomètre de vous. Donc non, pas d’appel, pas d’emails, pas de sms, pas de réseaux sociaux, mieux gérer son temps c’est aussi et surtout pas de distraction ! 

Et si vous utilisiez votre téléphone pour le minuteur de la méthode Pomodoro, l’outil TopTracker est gratuit avec une Web App. Pas d’excuses pour garder son téléphone sur son espace de travail. ?

Avec toutes ces techniques pour améliorer sa gestion du temps et des priorités, vous devriez maîtriser l’art d’être efficace dans son travail avec brio et ne plus perdre du temps à procrastiner trop souvent. Dites-moi en commentaires quelle est votre méthode préférée, y compris pour votre organisation personnelle !